Empezar a relacionarse con palabras como “Zoom” o “Meet” fue uno de esos aprendizajes que dejó el 2020. De acuerdo con informes publicados por Forbes, las tres herramientas más usadas el año pasado fueron Zoom (con aproximadamente 300 millones de participantes en reuniones al día), Google Meet (100 millones de usuarios diarios en reuniones) y Microsoft Teams, con 75 millones de usuarios diarios activos.
Otro informe de la consultora Gartner encontró que las actividades más comunes para reunirse en estos espacios son: encuentros de negocios en el sector empresarial, educación y telemedicina. Sin embargo, las videollamadas siguen siendo un puente para reunirse con la familia, hacer una presentación para conseguir un nuevo empleo o asistir a la asamblea de copropietarios de la unidad residencial.
Por esta razón es que aprender a compartir pantalla puede ser un salvavidas en tiempos de virtualidad. Aunque el solo término le parezca complicado, siga estos pasos para lograrlo en dos de las aplicaciones más usadas: Google Meet y Zoom. No olvide que debe hacerlo desde un computador:
Para compartir pantalla en Google Meet:
1. Debe estar dentro de una videollamada y dar clic al botón que aparece en la parte inferior derecha y dice “Presentar ahora”.
2. Le aparecerán tres opciones. La primera y la segunda funcionan si su objetivo es compartir solamente texto, una presentación o un documento que no necesita audio ni video. La recomendación es dar clic donde dice “Toda tu pantalla”.
Ahora, si lo que quiere es presentar un video, presione la última opción: “Una pestaña”. Para mejorar la experiencia, es importante que el video esté en Internet, ya sea YouTube u otra pestaña del navegador.
3. No todo termina ahí. Para compartir de manera efectiva, debe dar clic en el recuadro donde se ve la pantalla, así como lo indica la flecha. Después el botón que dice “Compartir” cambiará a color naranja y usted debe presionarlo.
4. Vaya a la pestaña donde está el contenido que quiere mostrar. Los demás en la videollamada verán su pantalla así como lo muestra la imagen. Para finalizar este proceso, busque en la parte inferior el botón color naranja que dice “Dejar de compartir” y dé clic ahí.
Para compartir pantalla en Zoom
Debido a las brechas de ciberseguridad que se hicieron visibles al inicio de la pandemia, esta aplicación limitó la función de compartir pantalla solamente al hospedador de una reunión virtual. Es decir que si usted no es el creador de la reunión, deberá pedir permiso para lograrlo. Una vez lo asignen como “hospedador”, siga estos pasos:
1. En la parte inferior, busque el botón que dice “Compartir pantalla” y dé clic.
2. Le aparecerán todas las ventanas que tiene abiertas en su computador, a diferencia de Meet, donde solo se mostrarán las pestañas que tiene en Internet. Seleccione la presentación que quiere mostrar para que se vea azul y luego presione el botón “Compartir”.
3. Las personas verán la ventana que seleccionó. Para terminar con este proceso, busque en la barra superior el botón rojo que dice “Deja de compartir”. Dé clic y automáticamente los participantes dejarán de ver su pantalla. Una vez en la videollamada puede explorar otras herramientas, como poner un fondo virtual que aparezca cuando encienda su cámara. Le enseñamos también como hacerlo:
4. En la barra inferior busque el icono de “cámara” en la parte izquierda. Dé clic en la flecha que aparece y presione la opción “Seleccionar fondo virtual”.
5. Le aparecerá esta ventana con las opciones de fondos virtuales, como desenfoque, naturaleza, ciudad o astronomía. Ensaye cuál se acomoda más y cuando se decida por uno simplemente dé clic en la “X” de la esquina superior derecha para regresar a la conferencia.
Si ninguno lo convence, puede dar clic en “None” (ninguno) o explorar en el “+” que se ve en el lado derecho de la pantalla para ver más opciones de fondos virtuales.
No olvide que las videollamadas son una nueva forma de interacción y una reunión por este medio no se debe planear de la misma forma que una presencial. Patricio Contreras es periodista y profesor universitario, y también es creador del boletín Sala de herramientas, un newsletter semanal en el que comparte consejos útiles para educadores y trabajadores remotos.
Aquí da unas recomendaciones a tener en cuenta en las reuniones virtuales:
1. Quien convoca debe enviar previamente los temas (tabla, agenda) a tratar, definir la duración y aclarar el carácter (reunión informativa, operativa, etc.).
2. Reservar algunos minutos previos para solucionar problemas técnicos: audio, cámara, fondos virtuales o filtros inesperados.
3. Los temas no contemplados en la tabla deben ser tratados en otra reunión.
4. El diálogo debe ser sobre los temas previamente definidos. Para intervenir hay que usar la función de “levantar la mano”.
5. Escribir un resumen (sumario, acta) de la reunión. Incluir acuerdos, responsabilidades, metas y plazos.
6. Si el tiempo de la reunión termina y quedan temas pendientes, agendar nueva reunión. No alargar el encuentro.
7. Después de la reunión: enviar resumen e imagen de la pizarra a todos los participantes”.
