Lo que hizo contra reloj la administración del alcalde Donamaris, faltando escasamente tres meses para terminar su mandato. Suscribió el contrato 709 del 1 de septiembre de 2015, por la suma de $1.445’197.000 por el sistema selección abreviada por subasta inversa con el fin de adelantar la ejecución del programa de gestión documental del Municipio de Cúcuta.

Se comprometió el contratista en escasos tres meses a organizar, clasificar e inventariar los documentos en los archivos de gestión, central e histórico en las dependencias de la Alcaldía de Cúcuta, entregándolo a satisfacción en medio magnético y físico antes del 31 de diciembre del mismo año.

De la misma manera, a entregar la última versión aprobada de las tablas de retención documental, un manual sobre organización y funcionamiento de los archivos y capacitar suficientemente a los funcionarios de cada archivo.

Al realizar una inspección ocular en los sitios en que se encuentran estos archivos e indagando con los encargados de los mismos, dan cuenta que nada de esto se hizo en forma satisfactoria, que en los pasillos de la Alcaldía y en las dependencias se encuentran arrumes de documentos en el suelo, con riesgo de deterioro y nada parecido a un archivo donde fácilmente se puedan recuperar documentos de especial importancia para los interesados.

Escuché con atención uno de los argumentos del exmandatario sobre la crítica que el coordinador de la comisión de empalme le hizo a la ejecución del mencionado contrato, donde manifestó que se habían entregado por parte del contratista aproximadamente 3.000 cajas como justificación, pero  no precisó  que la mayoría de las cajas fueron entregadas semivacías teniendo en cuenta que cada caja puede tener un contenido de 12 A 15 carpetas y las que entregaron solo contenían en promedio de 3 y 4 carpetas. Bueno, esto tiene su razón si los documentos se encuentran diseminados por los pasillos del palacio municipal y en el suelo en las dependencias y no donde deberían estar: organizados.

Me preguntaba por el sistema de selección del contratista por selección abreviada por subasta inversa. Facilito.  La licitación pública, que sería la correcta, demandaba más tiempo y sobrepasaría el tiempo de entrega del trabajo para ser recibida por la nueva administración que sin la entrega a satisfacción del contrato no lo liquidarían. Y eso no convenía. Se tenía que liquidar y pagar apretadamente con la pasada administración con las consecuencias  vistas de pérdida de la platica.
 
Entonces, se rebuscaron la selección abreviada totalmente irregular si se tiene en cuenta que el sistema requiere unas características especiales que no se dan en la organización de los archivos, además exige una pluralidad de oferentes que no se dio en este caso (único oferente) de tal suerte  no se pudo realizar una puja dinámica de reducción de precios.  

Una organización de archivos de la dimensión en el municipio, demanda un tiempo mínimo de un año, sin embargo en la “desorganización” de conformidad con el contrato lo hicieron en un tiempo record de tres meses. Si existen los organismos de control efectivamente, en este caso deben abocar con seriedad la respectiva investigación para revisar no solo el presente contrato sino todos los que a la carrera realizó la anterior administración con serios indicios de su configuración irregular.